يُطلب من إدارات البيانات عدة تقارير تكون في الظاهر هي منتجاتها. إلا أن كل نوع يتطلب جهد وعمل كبير من ناحية التجهيزات (Hardware) والبرمجيات (Software) والبرمجة، وحتى المجهود التنظيمي والمتابعة والتدقيق. لذا أحببت أن أسردها وأذكر بعض الخصائص والصعوبات لكل تقرير. تقسيم هذه التقارير موجود في عدة مقالات في الإنترنت، إلا أني أضفت بعض الصعوبات التي تقابلني في عملي كمتخصص في البيانات.
لقد قسمتها إلى تقارير (Reports) ولوحات المعلومات (Dashboards):
التقارير (Reports)
أقصد بها كل التقارير التقليدية التي تكون بالغالب سرد لكل السجلات في النظام أو جزء منه، مثل كشف بأسماء الموظفين أو طباعة بيانات موظف. هذا النوع من التقارير بالعادة لا يستخرج من إدارة البيانات بل من النظام نفسه. لكن توجد حالات نجبر على استخراجها، مثل أن يتم تجميع بيانات شركة لها فروع في أكثر من دولة ثم يُطلب تقرير بأسماء الموظفين المميزين على مستوى العالم، فيتم استخراجها من مستودعات البيانات التي لدينا في إدارة البيانات. ومثال آخر كنت أجمع البيانات على ملفات إكسل التي كانت تستخدمها جهة حكومية، وهي مجمعة من عدة جهات أخرى فتم توحيدها وإعادة طباعتها على شكل تقارير لجميع السجلات بشكل أكثر تنظيماً.
هذه التقارير من أكثر أعمالنا اليومية تعباً لأنها بالغالب تكون طلب مستعجل وحسب طلبات العميل مرهقة للسيرفرات، خاصة عندما تكون السجلات كثيرة. وللأسف في حالات نادرة تطلب منا لأن العميل لا يرغب في استخدام لوح المعلومات الذي أعد له أو أنه يصعب عليه.
ونحن نستخرجها إما أن نصممها على شكل تقرير في نظام ذكاء الاعمال (BI) أو على صيغة PDF أو تطلب منا على صيغة إكسل.
ألواح المعلومات (Dashboards)
تقسم الى 3 أقسام، ألواح المعلومات التشغيلية وألواح المعلومات الاستراتيجية وألواح المعلومات التحليلية. وهي تختلف في التقنيات والهندسة المستخدمة.
1. ألواح المعلومات التشغيلية (Operational dashboards)
هي عبارة عن أرقام ورسوم بيانية لمتابعة سير العمل، وهي الأكثر انتشاراً في مجتمعنا، والعادة تطلب هذه اللوحة من المدراء المتوسطين وغير مناسبة للقادة نظراً لحاجة المستخدم لفهم العمل بشكل كامل ليتفاعل معها. وأنصح أن تكون في النظام نفسه (مصدر البيانات مثل شؤون الموظفين أو المالية أو غيرها) أو في إدارة التطبيقات، لأن الطلبات عليه كثيرة من ناحية التأكد من البيانات، مثل أظهرت المؤشرات انخفاض كبير في المبيعات مع بداية اليوم على غير العادة. ويستفسر متخذ القرار للتأكد من البيانات ثم تبدأ رحلة التحقيق التي يمكن أن تنتهي في دقائق أو ساعات أو أيام.
هذا النوع من التقارير يتطلب تحديث لحظي للبيانات، وفي كثير من الأحيان نضطر إلى ربطها بالمصدر مباشرة إذا كان قد أعد لاستخدام هذه النوع من التقارير (يتطلب هندسة محددة تعرف Database Replica).
2. ألواح المعلومات الاستراتيجية (Strategic dashboards)
هي عبارة عن رسوم بيانية تعرض مستوى تقدم مؤشرات الأداء KPIs (key performance indicators)، وهي ذات طابع خاص أشبه بالعدادات ويضاف له بعض رسومات البيانات التوضيحية. وهي مخصصة للقادة لتساعدهم في معرفة وضع الشركة بشكل سريع وهي تحدث بالعادة إما بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي. وهذا النوع مجال كبير وله المتخصصين الاستراتيجيين فيه، وبالعادة تكون إدارة مستقلة تحت إدارة البيانات ومتعاونة بشكل مباشر مع إدارة الاستراتيجية. وهذا النوع من التقارير هو حلم كل القادة، لكن تنفيذه صعب حيث يحتاج دعم كامل من القيادة وأن يصل إلى كل البيانات، ويجب تسجيل كل شيء في الشركة لتتمكن الآلة من قياسه.
ومن أشهر لوح المؤشرات الاستراتيجية هي ما تسمى (balanced scorecard) هي كتابة أهداف الشركة ثم تتبع نسبة الإنجاز. باختصار جعل الآلة هي التي تقيس أداء الموظفين وبشكل دوري دون الحاجة لرفع تقارير من مدراء الإدارات بشكل دوري.
3. ألواح المعلومات التحليلية (analytical dashboard)
هو لوح يهدف لتحليل التوجهات Trends وتوقع الأحداث وفهم الأسباب، وهي التي نكون بحاجة لعلماء ومحللين البيانات فيها. وهي الأكثر شهرة في ذكاء الاعمال (Business Intelligent). هذا النوع من لوح المعلومات تزداد فائدته إذا كانت البيانات ضخمة حيث يصبح أقرب للصحة.
هذا النوع من اللوحات لا يمكن أن يكون دقيقاً بشكل نهائي، هو يقيس التوجهات فقط بعكس اللوحات التشغيلية والاستراتيجية حيث تكون الدقة أحد صفاتها.
هذا النوع أيضا يطلب في الدراسات والخطط المستقبلية وبعض الأحيان لزيادة الإنتاج وتخفيض التكاليف. لكن ليس هو الأكثر طلباً في مجتمعنا. وهو يتطلب تقنيات خاصة ومهارات عالية لذا هو غير مطلوب بكثرة.
Congratulations